9 инструкций: полный список для склада

Комплект из 9 инструкций закрывает все требования Трудового кодекса, Минтруда и пожарного надзора. Отсутствие хотя бы одной — основание для штрафа от 50 000 ₽ по ст. 5.27.1 КоАП. При проверке инспектор запрашивает документы в первые 30 минут — это самая простая часть проверки и самый дорогой источник штрафов.

Список:

  1. Должностная инструкция (по каждой должности).
  2. Инструкция по охране труда при складских работах.
  3. Инструкция по пожарной безопасности.
  4. Инструкция по работе с погрузчиками и штабелёрами.
  5. Инструкция по приёмке товара.
  6. Инструкция по отгрузке товара.
  7. Инструкция по проведению инвентаризации.
  8. Инструкция по работе в WMS.
  9. Инструкция по оказанию первой помощи.

Инструкции 1–4 и 9 — обязательны по закону (ТК РФ, Приказ N 772н, ППР N 1479). Инструкции 5–8 — обязательны по совокупности требований ФЗ-402 (бухгалтерский учёт) и внутренних регламентов. На практике все 9 запрашиваются при проверке. По данным ГИТ за 2025 год, 61% предписаний связаны именно с документами — не с условиями труда, не с оборудованием, а с бумагами.

Каждая инструкция утверждается приказом руководителя, согласовывается со специалистом по охране труда. При наличии профсоюза — ещё и с профсоюзным комитетом. Приказ содержит: номер и дату, наименование инструкции, дату введения в действие, ФИО ответственного за ознакомление персонала. Без приказа инструкция не имеет юридической силы — даже если она идеально составлена и все сотрудники с ней ознакомлены.

<!-- callout-1 -->

<!-- kpi-1 -->

Должностная инструкция: 4 раздела

Должностная инструкция определяет функционал, права, обязанности и ответственность сотрудника. Для склада нужны отдельные ДИ для каждой должности: кладовщик, комплектовщик, грузчик, оператор погрузчика, начальник склада. Если на складе 5 должностей — 5 инструкций. Совмещение (один документ на «работника склада») приводит к размытию ответственности и не принимается инспектором.

4 обязательных раздела:

Общие положения. Наименование должности, подчинённость, квалификационные требования. Кладовщик: среднее образование, опыт от 6 месяцев, знание правил хранения товара. Комплектовщик: среднее образование, умение работать с ТСД. Оператор погрузчика: удостоверение тракториста-машиниста категории В, медицинская справка об отсутствии противопоказаний, возраст не менее 18 лет. Начальник склада: высшее или среднее специальное образование (логистика, управление), опыт работы на складе от 2 лет, знание 1С/WMS. Здесь же указываются условия замещения: кто исполняет обязанности при отсутствии сотрудника.

Функциональные обязанности. Конкретный перечень: приёмка товара по количеству и качеству, размещение на адресах хранения, комплектация заказов, участие в инвентаризации. Не менее 8 пунктов, каждый — с измеримым результатом. Пример правильной формулировки: «Принимает товар по количеству в соответствии с накладной. При расхождениях свыше 1% — составляет акт расхождения и передаёт начальнику смены в течение 30 минут». Пример неправильной: «Занимается приёмкой товара». Второй вариант не содержит критерия качества и не позволяет привлечь к ответственности при нарушении.

Права. Право запрашивать информацию, отказываться от работы при угрозе жизни (ст. 219 ТК РФ), вносить предложения по улучшению процессов, требовать обеспечения СИЗ и исправного оборудования. Для оператора погрузчика: право не выводить технику на линию при обнаружении неисправности (даже если начальник смены настаивает).

Ответственность. За сохранность товара, за соблюдение инструкций по ОТ и ПБ, за достоверность данных в WMS. Ссылки на конкретные статьи ТК РФ (ст. 238 — материальная ответственность) и УК РФ (ст. 160 — присвоение, ст. 293 — халатность). Пределы материальной ответственности: полная МО оформляется отдельным договором (для кладовщиков, принимающих товар) и ограниченная — в пределах среднемесячного заработка (для комплектовщиков и грузчиков).

Объём должностной инструкции: 3–5 страниц. Подробнее о должностях и KPI — в статье о кадрах склада.

По охране труда: 5 разделов по Приказу N 772н

Инструкция по охране труда разрабатывается по Приказу Минтруда N 772н. Документ состоит из 5 обязательных разделов. Отсутствие любого раздела — формальное нарушение, штраф по ст. 5.27.1 КоАП.

Раздел 1: общие требования. К работе допускаются лица не моложе 18 лет, прошедшие медосмотр, инструктаж и стажировку. Перечень вредных факторов: движущиеся механизмы (погрузчики, штабелёры, конвейеры), падающие грузы (с верхних ярусов стеллажей, из кузова автомобиля), повышенная запылённость (при работе со стройматериалами, мукой, комбикормом), перепады температуры (при работе на неотапливаемом складе или в морозильной камере), шум (при работе рядом с дизельными погрузчиками — до 85 дБ). Для каждого фактора указываются ПДК/ПДУ и средства защиты.

Раздел 2: перед началом работы. Надеть СИЗ (каска, жилет, обувь, перчатки), осмотреть рабочее место (отсутствие посторонних предметов на проездах, целостность стеллажей в зоне работы), проверить исправность оборудования (для оператора — ежесменный осмотр погрузчика по чек-листу из 8 пунктов), убедиться в наличии ограждений (на мезонинах, у перепадов высот). Включить рабочее освещение, проверить его достаточность (не менее 150 лк в зоне хранения). Время: 10–15 минут. Если обнаружена неисправность — не приступать к работе, сообщить начальнику смены.

Раздел 3: во время работы. Правила ручного подъёма (не более 15 кг для женщин, не более 50 кг для мужчин при разовом подъёме, при регулярном подъёме — не более 15 кг для мужчин). Техника подъёма: присесть, взять груз двумя руками, выпрямить ноги, спину держать прямой. Подъём рывком — запрещён. Запрет на подъём на стеллажи без лестницы (лестница — двухсекционная, с резиновыми наконечниками, угол установки — 65–75°). Запрет на нахождение под поднятым грузом. Запрет на одновременную работу на разных ярусах одной стеллажной секции. При работе с химическими веществами — использование респиратора и защитных очков.

Раздел 4: аварийные ситуации. Действия при пожаре (нажать кнопку тревоги → сообщить начальнику смены → вызвать 101/112 → приступить к эвакуации). При травме (оказать первую помощь → вызвать скорую помощь → сообщить начальнику → сохранить обстановку до расследования). При опрокидывании погрузчика (оператор: не выпрыгивать — держаться за руль, упереться ногами, наклониться в сторону, противоположную падению; окружающие: отойти на 5 м, после остановки — обесточить технику, помочь оператору). При разливе химических веществ (покинуть зону, надеть респиратор, сообщить начальнику, при необходимости — вызвать МЧС). Телефоны экстренных служб — на каждой странице инструкции.

Раздел 5: после окончания работы. Привести рабочее место в порядок (убрать инструменты, вернуть СИЗ, закрыть ворота зоны), снять СИЗ и поместить в шкафчик, сообщить сменщику о неисправностях и незавершённых задачах, поставить технику на стоянку (вилы опущены, двигатель заглушен, ручной тормоз затянут, ключ сдан начальнику смены). При обнаружении повреждений стеллажей — записать в журнал обходов.

По пожарной безопасности: специфика склада

Инструкция по ПБ разрабатывается по Постановлению N 1479. Для склада ключевая специфика — ширина проходов, правила складирования горючих материалов и действия при срабатывании АПС.

Обязательные пункты: запрет курения (с указанием мест для курения — не ближе 15 м от здания склада, оборудованных урной и табличкой), порядок обесточивания оборудования в конце смены (выключатели маркируются бирками, ответственный — начальник смены), правила хранения горючих материалов (расстояние от стен — не менее 0,5 м, от отопительных приборов — не менее 1 м, от светильников — не менее 0,5 м). Запрет хранения ЛВЖ (легковоспламеняющихся жидкостей) в общем складском помещении без отдельной секции с огнестойкими перегородками.

Действия при обнаружении возгорания: 1 — нажать кнопку пожарной тревоги, 2 — сообщить начальнику смены, 3 — вызвать пожарную охрану (тел. 101 или 112), 4 — приступить к эвакуации. При возможности — использовать огнетушитель для тушения очага (только если очаг не превышает 1 м², и путь к выходу свободен). Действия при срабатывании АПС без видимого возгорания: не игнорировать — сообщить начальнику смены, проверить зону срабатывания, при подтверждении ложной тревоги — сделать запись в журнал.

Инструкция вывешивается в каждом помещении склада на видном месте (на стене рядом с планом эвакуации). Ознакомление под подпись — при приёме на работу и при каждом повторном инструктаже (каждые 6 месяцев). Размер шрифта — не менее 12 пт, формат — не менее А4.

По работе с техникой: погрузчики и штабелёры

Инструкция охватывает правила эксплуатации всей складской техники: вилочные погрузчики, штабелёры (электрические и ручные), ричтраки, транспортировщики паллет.

Ключевые пункты: ежесменный осмотр (тормоза, рулевое, мачта, гидравлика — 7–10 минут, чек-лист из 8 позиций с подписью оператора в журнале); скоростной режим (5 км/ч в зонах с пешеходами, 10 км/ч на прямых проездах); правила подъёма и перемещения грузов (центр тяжести — на расстоянии не более 500 мм от спинки вил, мачта наклонена назад на 3–5° при транспортировке, высота подъёма вил при движении — не более 200 мм от пола); запрет перевозки людей на вилах или в клети без специального допуска.

Дополнительные правила для конкретных типов техники: для ричтраков — запрет работы на покрытии с неровностями свыше 2 мм на 2 м (риск опрокидывания); для штабелёров — запрет подъёма груза, превышающего остаточную грузоподъёмность на данной высоте (диаграмма грузоподъёмности — в кабине оператора); для транспортировщиков паллет — запрет буксировки более 2 тележек одновременно.

Инструкция привязана к конкретным моделям техники, имеющимся на складе. При замене техники — пересмотр инструкции в течение 30 дней. Ссылка на руководство производителя по каждой модели — обязательна (указывается в приложении к инструкции).

По приёмке и отгрузке: 2 документа

Инструкция по приёмке описывает полный цикл: от подачи машины к доку до завершения размещения на адресах хранения. Пункты: проверка документов (накладная, счёт-фактура — сверка номера заказа, наименования поставщика, количества), визуальный осмотр транспортного средства (целостность тента/пломбы, отсутствие следов вскрытия, температурный режим для термочувствительных грузов), пересчёт грузовых мест (по накладной, штрихкод каждого места сканируется ТСД), проверка качества (выборочная — 10% от партии или 100% для дорогого товара: проверка целостности упаковки, соответствие маркировки, отсутствие видимых дефектов), составление акта при расхождениях (акт ТОРГ-2 — в 2 экземплярах, подпись представителя поставщика или водителя, фотофиксация), размещение на временном адресе приёмки с последующим перемещением на постоянный адрес хранения.

Типичная ошибка — отсутствие инструкции по действиям при расхождениях. Кладовщик не знает, принять товар с пересортом или отказать. Инструкция должна чётко указывать: расхождение до 1% — приёмка с актом, 1–5% — приёмка с уведомлением начальника, свыше 5% — отказ от приёмки до решения начальника склада.

Инструкция по отгрузке — зеркальный процесс: получение задания из WMS (задание на сборку заказа → маршрут обхода ячеек), комплектация (сканирование каждой единицы, проверка соответствия артикула и количества), проверка перед отгрузкой (100% пересчёт собранного заказа, сверка с накладной — выполняет второй сотрудник, не комплектовщик), оформление накладной (подпись кладовщика, печать организации), погрузка в транспортное средство (контроль размещения: тяжёлое — внизу, хрупкое — сверху, крепление ремнями), закрытие задания в WMS (статус «отгружено», время, ФИО ответственного).

Обе инструкции ссылаются на ФЗ-402 (документирование хозяйственных операций) и внутренние регламенты. Объём: 4–6 страниц каждая.

По инвентаризации и работе в WMS

Инструкция по инвентаризации определяет порядок проведения плановой (раз в квартал или год), внеплановой (после обнаружения крупной недостачи, при смене МОЛ, при стихийном бедствии) и циклической (ежедневный пересчёт 5–10% ячеек по ротации) инвентаризации.

Пункты: подготовка (выгрузка инвентаризационных ведомостей из WMS, разделение склада на зоны по 200–500 ячеек, назначение пар счётчиков — 2 человека на зону), подсчёт (правила пересчёта: считать слева направо, сверху вниз; при работе с ТСД — сканировать штрихкод ячейки, затем штрихкод каждой единицы; при ручном пересчёте — заполнять ведомость ручкой, без исправлений), оформление (сличительная ведомость ИНВ-19 — расхождения между учётными и фактическими данными, объяснительная от МОЛ при расхождениях свыше 0,1%, акт списания при подтверждённой пересортице или порче). Инвентаризационная комиссия назначается приказом и включает не менее 3 человек (председатель — начальник склада или бухгалтер, члены — кладовщик и представитель отдела закупок).

Инструкция по работе в WMS описывает основные операции: вход в систему (логин, пароль, выбор смены), приёмка (создание задачи, сканирование штрихкода, ввод количества, подтверждение), размещение (следование маршруту на экране ТСД, сканирование ячейки, подтверждение), комплектация (отбор по заданию, сканирование товара и ячейки, подтверждение количества), перемещение (между зонами — с обязательным сканированием на выходе и входе). Раздел «нештатные ситуации»: зависание ТСД (перезагрузка без потери данных — задание сохраняется на сервере), расхождение в ячейке (фактическое количество не совпадает с системным — сообщить начальнику, не корректировать самостоятельно), отсутствие штрихкода на товаре (поиск по артикулу, создание временного штрихкода — только с разрешения начальника смены).

Объём: 6–10 страниц для WMS-инструкции (зависит от сложности системы). Пересмотр — при каждом значимом обновлении WMS (новый модуль, изменение интерфейса, добавление операции). Скриншоты интерфейса — обязательны для каждой операции: текстовое описание без визуализации сотрудники усваивают на 40% хуже.

Шаблоны: структура и требования к оформлению

Каждая инструкция оформляется по единому шаблону с 6 обязательными элементами:

  1. Титульный лист: наименование организации (полное и сокращённое), гриф утверждения (подпись руководителя, дата, печать), наименование инструкции, регистрационный номер и дата. Пример: «ИОТ-003-2026 Инструкция по охране труда при складских работах. Утверждена приказом генерального директора N 47 от 15.01.2026».
  2. Содержание (при объёме свыше 5 страниц).
  3. Тело инструкции (разделы по содержанию — описаны выше).
  4. Лист согласований: специалист по ОТ (подпись, дата), юрист (подпись, дата), профсоюз (при наличии — подпись председателя, дата). Отсутствие согласования со специалистом по ОТ — нарушение Приказа N 772н.
  5. Лист ознакомления: ФИО, должность, подпись, дата. Минимум 20 строк. При заполнении всех строк — подшивается дополнительный лист. Отсутствие подписи сотрудника = сотрудник не ознакомлен = штраф от 110 000 ₽ по ст. 5.27.1 ч. 3 КоАП.
  6. Лист регистрации изменений: номер изменения, дата, суть изменения, основание (номер приказа), подпись ответственного. Каждое изменение доводится до персонала под подпись.

Нумерация инструкций: ИОТ-001-2026 (инструкция по охране труда, номер, год). Для должностных: ДИ-001-2026. Для технологических: ТИ-001-2026. Единая система нумерации упрощает поиск и ссылки. Хранение: 1 экземпляр — у специалиста по ОТ (контрольный), 1 — у начальника склада (рабочий), электронная копия — в общей папке (для ознакомления). Рабочий экземпляр размещается в зоне, к которой относится: инструкция по приёмке — на посту приёмки, по работе с техникой — в зоне парковки.

Разработка 1 инструкции с нуля: 4–8 часов. Полного комплекта из 9: 40–80 часов. Привлечение внешнего специалиста: 50 000–120 000 ₽. Использование типовых шаблонов сокращает время на 50%: типовая инструкция по ОТ адаптируется под конкретный склад за 2–3 часа. Подробнее о программе обучения сотрудников, включающей работу с инструкциями — в статье об обучении новичков.

FAQ

Кто разрабатывает инструкции? Инструкции по охране труда и пожарной безопасности — специалист по ОТ совместно с руководителем подразделения (начальник склада описывает специфику, специалист по ОТ приводит документ в соответствие с нормами). Должностные инструкции — HR-служба совместно с начальником склада. Технологические (приёмка, отгрузка, инвентаризация, WMS) — начальник склада или логист. Все инструкции утверждаются руководителем организации. На практике одна из самых частых ошибок — разработка инструкций «в стол» без участия линейных сотрудников. Привлекайте опытных кладовщиков к обсуждению черновиков: они укажут на нестыковки с реальным процессом.

Как часто пересматривать инструкции? По Приказу N 772н — не реже 1 раза в 5 лет. Внеплановый пересмотр: при изменении условий труда (новый тип товара, изменение температурного режима), технологии (внедрение WMS, замена стеллажей), оборудования (новый погрузчик, новый тип ТСД); при введении новых нормативов; после несчастного случая или аварии. Пересмотр фиксируется в листе регистрации изменений. При значительных изменениях (более 30% текста) — проще создать новую версию, чем вносить правки. Повторное ознакомление персонала — в течение 30 дней после утверждения изменений.

Что грозит за отсутствие инструкций? Штраф по ст. 5.27.1 КоАП ч. 1 — от 50 000 до 80 000 ₽ для юрлица за каждое нарушение (отсутствие инструкции). Если сотрудник допущен к работе без ознакомления с инструкцией — ст. 5.27.1 ч. 3: от 110 000 до 130 000 ₽ за каждого сотрудника. Штрафы суммируются: 9 отсутствующих инструкций = до 720 000 ₽. 5 сотрудников без ознакомления = до 650 000 ₽. Суммарный риск при полном отсутствии документальной базы — свыше 1 000 000 ₽.

Можно ли использовать электронные инструкции вместо бумажных? Электронные копии допускаются как дополнение, но не замена. Лист ознакомления с подписью сотрудника — только на бумаге (или с квалифицированной электронной подписью по ФЗ-63). На практике 90% складов используют бумажный вариант. Электронная версия полезна для оперативного доступа: QR-код на стене зоны приёмки ведёт на инструкцию по приёмке в корпоративном портале. Это не заменяет бумагу, но ускоряет поиск нужной информации.

Нужна ли отдельная инструкция для каждой модели техники? Нет, достаточно одной инструкции по эксплуатации складской техники с разделами по типам (погрузчики, штабелёры, ричтраки). Но если на складе есть техника с принципиально разным управлением (например, электропогрузчик и дизельный — разные процедуры запуска, заправки, ТО) — рекомендуется разделение. Ссылка на руководство производителя по каждой модели — обязательна в приложении. При появлении новой модели техники — дополнение инструкции в течение 30 дней с ознакомлением всех операторов.